Theo các khảo sát và ước tính sơ bộ, chi phí triển khai ERP cho một doanh nghiệp vừa và lớn sẽ khoảng từ vài nghìn đến vài triệu đô. Khoảng cho phí này là rất lớn, để tránh vượt quá khả năng chi trả, doanh nghiệp cần xác định ngân sách triển khai từ việc hiểu rõ doanh nghiệp của mình, lựa chọn nhà cung cấp ERP và phương thức triển khai phù hợp. Từ đó, đem lại hiệu quả kinh doanh khi triển khai ERP. Vậy bảng giá phần mềm ERP là bao nhiêu?
1. 5 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP
- Số lượng người dùng: Đa số các phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể được định giá dựa trên số lượng người dùng (user) trong 1 doanh nghiệp. Do đó, khi số lượng uer trong công ty lớn thì chủ doanh nghiệp có thể đàm phán với nhà cung cấp giảm giá phần mềm ERP.
- Phí bản quyền: Phí bản quyền của phần mềm ERP chính là phí cấp phép sử dụng. Giấy phép có thể được dành cho một số người dùng, một đơn vị cụ thể hoặc toàn bộ doanh nghiệp.
- Chi phí triển khai: bao gồm khoản chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và cho đội ngũ tham gia triển khai phần mềm.
- Chi phí bảo trì và nâng cấp: hệ thống ERP cần được duy trì và nâng cấp tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Chi phí quản lý nội bộ: Do ERP là phần mềm tích hợp nhiều chức năng từ cơ bản đến nâng cao, nhân viên trong công ty cần trải qua quá trình đào tạo, hướng dẫn để có thể sử dụng được phần mềm. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính luôn các khoản phí này trong việc triển khai ngân sách cho ERP.
2. Giá phần mềm ERP và chi phí triển khai bao nhiêu?
2.1. Chi phí triển khai ERP theo quy mô doanh nghiệp
Theo một báo cáo của SAP, các tổ chức có quy mô cực lớn cần tối thiểu 3 năm để có thể thấy được hiệu quả phần mềm ERP đem laị. Trong khi đó, những doanh nghiệp có mô hình nhỏ hơn chỉ cần từ 8 tháng – 1,5 năm.
Ví dụ, theo bảng trên, có thể thấy một doanh nghiệp quy mô lớn có doanh thu khoảng 200 tỷ/ năm nên xác định chi phí triển khai ERP vào mức 2 tỷ VNĐ.
2.2. Chi phí triển khai dựa trên số lượng phân hệ (module)
Tùy thuộc vào số lượng phòng ban, ngân sách, tư vấn từ nhà cung cấp, các phân hệ sử dụng nhiều trong hoạt động thường ngày sẽ được ưu tiên triển khai. Như vậy, các phòng ban như kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, … nên được ưu tiên khi triển khai phần mềm ERP.
Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng giá các phân hệ trong từng phòng ban dưới đây để có quyết định cho mình:
Lưu ý: Số liệu này chỉ mang tính tham khảo, tùy nhà cung cấp phần mềm sẽ có chênh lệch nhiều hay ít.
2.3. Chi phí triển khai ERP đóng gói
2.3.1. Triển khai ERP vĩnh viễn
ERP vĩnh viễn (hay còn gọi là ERP tại chỗ, hay On-premise ERP ) là phần mềm ERP được cài đặt cục bộ trên phần cứng tại công ty và được quản lý bởi nhân viên công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
Với loại phần mềm này, doanh nghiệp thường sẽ trả tiền cho 1 giấy phép sử dụng vĩnh viễn, được định giá theo số lượng user và quy mô triển khai. Giá giấy phép chưa bao gồm các chi phí phát sinh như chi phí triển khai, bảo trì, nâng cấp hệ thống,…
Triển khai ERP vĩnh viễn có những ưu điểm sau:
Chi phí rõ ràng, dễ xác định
Chỉ cần mua giấy phép 1 lần để được sử dụng vĩnh viễn và không phát sinh thêm phụ phí sử dụng dài hạn
Chi phí trả cho việc triển khai sẽ nhỏ hơn theo thời gian
Khi triển khai phần mềm ERP vĩnh viễn, doanh nghiệp cần lưu ý:
Có phát sinh chi phí liên quan đến bảo trì và nâng cấp hạ tầng phần cứng. Do ERP tại chỗ chạy trên phần cứng và máy chủ của doanh nghiệp. Vì vậy cần cài đặt thêm các phần mềm và thiết bị hỗ trợ để ERP hoạt động ổn định.
Cần nhiều thời gian lên phương án trước khi triển khai.
Do vậy, loại phần mềm ERP on premise này sẽ phù hợp cho những doanh nghiệp quy mô cỡ trung hoặc cỡ lớn. Các công ty này thường sẽ có đầy đủ cơ sở hạ tầng và vật chất hiện đại để ERP hoạt động.
2.3.2. Triển khai ERP theo gói dịch vụ
ERP được triển khai theo gói dịch vụ ( còn gọi là ERP đám mây, Cloud ERP) là phần mềm ERP được nhà cung cấp vận hành và quản lý ngoại vi qua hệ thống điện toán đám mây. Khi dùng loại phần mềm này, doanh nghiệp sẽ nhận được các bản cập nhật phần mềm liên tục để đảm bảo hệ thống diễn ra ổn định.
Ưu điểm của ERP đám mây:
Chi phí phát sinh có thể điều chỉnh linh hoạt hàng tháng dựa trên số lượng người dùng
Tiết kiệm ngân sách do không phải chi trả cho hệ thống phần cứng so với việc vận hành ERP tại chỗ
Không cần sự hỗ trợ của nhân viên công nghệ thông tin trong công ty do phần mềm được vận hành bởi nhà cung cấp
Chi phí chi trả cho giấy phép ban đầu thấp hơn
Khi triển khai ERP đám mây, doanh nghiệp cần lưu ý:
Những chi phí phát sinh hàng tháng bao gồm chi phí cập nhật định kỳ, chi phí hỗ trợ, chi phí dịch vụ
Khi nhu cầu sử dụng ERP tăng đột biến trong tháng, doanh nghiệp cần cân đối lại và tập trung sử dụng hệ thống cho những tác vụ quan trọng
Do vậy, ERP đám mây phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô từ cỡ nhỏ tới vừa, đang phát triển và muốn thích ứng với thị trường. Thông thường, đây là những công ty chưa quá chú trọng vào việc phát triển cơ sở hạ tầng làm việc.
Xem thêm:
2.4. Triển khai giải pháp ERP trong nước và nước ngoài
Phần mềm ERP nước ngoài: một số phần mềm uy tín SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Epico, … Các hệ thống ERP đã và đang chứng minh được sức hút với hàng nghìn doanh nghiệp Việt do hiệu quả vượt trội và phiên bản localization dành riêng cho Việt Nam.
Phần mềm ERP Việt Nam: nổi bật như Bravo, Fast, ISSI, DiginetERP, Sinnova,… Do được lập trình và phát triển trong nước, các phần mềm này đều dễ dàng hỗ trợ quản lý hệ thống theo chuẩn mực Việt Nam.
2.5. Chi phí triển khai dựa trên ngành nghề kinh doanh
Tùy đặc thù, yêu cầu, lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp mà chi phí triển khai sẽ khác nhau. Đối với các công ty du lịch lữ hành, xuất khẩu, sản xuất, logistics, … phòng ban kế toán sẽ có những yêu cầu riêng về việc vận hành phần mềm ERP trong hoạt động để đáp ứng những nhu cầu về bảo mật cũng như chuyên môn nghiệp vụ.
3. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
- Năng lực của nhà cung cấp: có thể đánh giá một phần dựa vào các dự án, đối tác, khách hàng tiêu biểu của nhà cung cấp ERP
- Đáp ứng nhu cầu công ty: nhà cung cấp nếu hiểu được đặc thù ngành nghề công ty đang kinh doanh và nhóm khách hàng doanh nghiệp đó đang hướng đến, họ sẽ biết được các thách thức khó khăn mà công ty đang đối mặt và đưa ra giải pháp phù hợp nhất.
- Công nghệ: nhà cung cấp này luôn có những cập nhật mới nhất về công nghệ, đảm bảo các sản phẩm họ cung cấp không bị lỗi thời, lạc hậu.
- Chính sách hỗ trợ: bao gồm tư vấn, hỗ trợ sử dụng, bảo hành. Nhà cung cấp ERP cần tối ưu quy trình làm việc của doanh nghiệp để đưa ra giải pháp phù hợp nhất. Chính sách hỗ trợ triển khai: hỗ trợ 24/7 khi gặp sự cố, hỗ trợ nhanh chóng, cả offline và online. Chính sách bảo hành nhà cung cấp phải có trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng khi có lỗi.
- Phần mềm có khả năng tùy biến, chỉnh sửa và mở rộng dễ dàng sau này.
4. Để thấy được hiệu quả của ERP đem lại mất bao lâu?
Các nhà lãnh đạo sẽ thấy sự hiệu quả về quy trình, rút ngắn làm việc ngay từ tháng đầu ERP đi vào hoạt động, tuy nhiên để thấy rõ lợi ích về kinh tế sẽ cần một khoảng thời gian dài hơn. Bởi vì ERP được ứng dụng để thay đổi và cải tiến cách doanh nghiệp vận hành thay vì là một công cụ đơn thuần đem đến lợi nhuận.
Theo 1 khảo sát của Meta Group nghiên cứu trên hơn 60 doanh nghiệp, họ cần ít nhất 8 tháng kể từ khi triển khai hệ thống ERP để thấy được lợi ích về mặt kinh tế mà ERP mang lại. Cụ thể họ đã tiết kiệm được lên tới 1.6 triệu USD (tương đương với khoảng hơn 30 tỷ VNĐ).
Tóm lại, chi phí triển khai ERP sẽ phụ thuộc vào 5 yếu tố chính gồm số lượng người dùng, chi phí bản quyền, triển khai, bảo trì và nâng cấp, quản lý nội bộ. Những ảnh hưởng của các yếu tố này lên hiệu quả sử dụng của ERP là ngang nhau, do đó chủ doanh nghiệp nên cân bằng các yếu tố để lựa chọn phần mềm phù hợp,
Là một trong những nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu, ISSI đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của 1 nhà cung cấp phần mềm ERP đáng tin cậy:
- ISSI ERP được thiết kế và xây dựng theo yêu cầu, đặc điểm, quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp.
- ISSI cam kết thực hiện thành công dự án, theo sát việc triển khai, đảm bảo đúng tiến độ triển khai
- Sử dụng công nghệ tiên tiến: lập trình trên nền tảng WEB, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, tích hợp mô hình thiết kế 3-tiers, …
- Đội ngũ nhân sự ISSI gần 20 năm kinh nghiệm trong việc phát triển, quản lý và triển khai các giải pháp tư vấn phần mềm ERP miễn phí và có phi cho nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau, đa dạng lĩnh vực.
- Dễ dàng nâng cấp, mở rộng theo nhu cầu doanh nghiệp. Dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, tiện lợi.