Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh, hỗ trợ tự động hóa và số hóa các quy trình về tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng…
Với kinh nghiệm đã triển khai cho nhiều doanh nghiệp thành công, chúng tôi đã tổng hợp được quy trình triển khai ERP với 8 bước cơ bản nhưng mang lại hiệu quả cao và 5 lưu ý giúp doanh nghiệp tránh rủi ro trong quá trình triển khai.
ERP là gì? Đặc điểm nổi bật của phần mềm ERP
Thuật ngữ “ERP” lần đầu được sử dụng bởi các nhà phân tích ngành thuộc công ty nghiên cứu Gartner vào năm 1990, chủ yếu được sử dụng bởi các công ty sản xuất. Khác với các phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, ERP là một hệ thống bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ sẽ giải quyết một yêu cầu cụ thể trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban, giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình một cách tối ưu và hiệu quả trên cùng một hệ thống duy nhất.
Nói cách khác, phần mềm quản trị doanh nghiệp hỗ trợ công ty quản lý các hoạt động chủ chốt trong quá trình vận hành, bao gồm việc lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán. Trong đó:
- Enterprise: Doanh nghiệp – Sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất.
- Resource: Tài nguyên – Những tài sản liên quan đến công ty có sẵn. Những giá trị được tạo ra hàng ngày… Nhân viên và nhà quản lý cũng có thể coi là một dạng tài nguyên).
- Planning: Hoạch định – Nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.
Hệ thống ERP đã trở thành tiền đề cho các doanh nghiệp muốn sử dụng tài nguyên bên trong doanh nghiệp một cách khôn ngoan. ERP có thể giúp các nhà lãnh đạo phân bổ lại nguồn vốn nhân lực và tài chính hoặc xây dựng các quy trình kinh doanh cốt lõi hiệu quả hơn để tiết kiệm tiền và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Những đặc điểm nổi bật của phần mềm ERP:
- Tích hợp đầy đủ các modul, chức năng chỉ trong một phần mềm.
- Dữ liệu vận hành sát với thời gian thực, hầu như không có độ trễ.
- Chỉ cần một giao diện nhất quán dùng cho toàn bộ các module bên trong.
- Tất cả các ứng dụng được hỗ trợ từ một cơ sở dữ liệu chung.
- Có thể mở rộng và phát triển theo từng loại hình doanh nghiệp mà không ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình.
Vì sao phải lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP?
Triển khai ERP là quá trình kiểm tra thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp, lập kế hoạch chiến lược, hợp lý hóa quy trình hoạt động, cài đặt và kiểm tra phần mềm, sao lưu và di chuyển dữ liệu, quản lý sự thay đổi, đào tạo người dùng… Nó không phải là một công việc chỉ diễn ra một lần, mà là cả một quá trình hoặc vòng đời liên tục.
Các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng thay đổi công ty bằng cách hợp lý hóa sản xuất và tối ưu quá trình vận hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang “vật lộn” để có thể triển khai hệ thống này thành công. Các chuyên gia hàng đầu khẳng định rằng:
- Chỉ 7% dự án hoàn thành đúng thời hạn
- Khoảng 79% doanh nghiệp không đạt được mục đích đề ra
- Chỉ 30% hài lòng với sự thành công của những dự án ERP
Dưới đây là một vài ví dụ về rủi ro khi việc triển khai ERP thất bại:
- Năm 2000, Nike mất doanh thu 100 triệu USD sau một dự án chuỗi cung ứng thất bại. Công ty đã phải đối mặt với một loạt các vụ kiện và giá cổ phiếu giảm 20%.
- Ngay trước lễ Halloween năm 1999, Hershey’s không thể cung cấp sô cô la trị giá 100 triệu đô la vì việc triển khai ERP của công ty không thành công. Cổ phiếu giảm 8% sau vụ việc này.
- Việc triển khai ERP gặp lỗi đã khiến gần 27.000 sinh viên Đại học Massachusetts không thể đăng ký lớp học và nhận tiền hỗ trợ tài chính vào năm 2004.
Triển khai ERP thất bại sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp về nhiều mặt khác nhau. Vì thế, để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống này.
Vai trò của các bên tham gia triển khai ERP
Để thực hiện dự án thành công, doanh nghiệp và đơn vị triển khai ERP cần phải lập ra một phòng ban để thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển phần mềm, đưa ra các đề xuất với các mục tiêu cụ thể và quản lý quy trình thực hiện.
Đối với doanh nghiệp:
- Nhân sự tham gia: Lãnh đạo cấp cao, nhân sự phụ trách trực tiếp, trưởng phòng ban.
- Nhiệm vụ: Thiết lập mục tiêu cho dự án, điều động nguồn lực, ngân sách và theo dõi tiến độ triển khai ERP.
- Yêu cầu: Những người tham gia triển khai ERP phải hiểu về các quy trình nghiệp vụ của từng phòng ban trong doanh nghiệp và có khả năng giải quyết vấn đề, đưa ra các giải pháp cần thiết trong quá trình triển khai.
- Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có thêm một người thử nghiệm, phối hợp trực tiếp với đơn vị triển khai về việc kiểm tra trước khi áp dụng hệ thống cho toàn bộ doanh nghiệp.
Đối với đơn vị triển khai ERP:
- Đơn vị triển khai ERP cần phải có 1 người giữ vai trò tư vấn chính và phụ trách triển khai dự án, kết hợp với BA để cùng nhau đưa ra các giải pháp phù hợp khác nhau dành cho doanh nghiệp.
- Nhiệm vụ: Đơn vị triển khai ERP sẽ lập kế hoạch triển khai cho phía khách hàng, tư vấn cho khách hàng về hệ thống cũng như các chức năng cần thiết, giúp khách hàng hiểu rõ về hệ thống, đảm bảo các mục tiêu phía khách hàng đề ra đều được hoàn thành.
8 bước trong quy trình triển khai phần mềm ERP
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quy trình triển khai ERP bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP. Triển khai ERP là một thử thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt.
Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp
Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng. Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi sau:
- Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
- Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
- Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
- Giải pháp có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?
Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Mọi ý kiến và thắc mắc từ các thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cân nhắc kỹ càng.
Bước 4: Cài đặt phần mềm
Việc cài đặt phần mềm ERP Việt Nam hay nước ngoài cũng là tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Sau đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để thành lập một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.
Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không cần thiết. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.
Bước 6: Thử nghiệm
Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người dùng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm. Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên
56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp. Do đó, quá trình này vô cùng quan trọng. Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp cũng đưa ra các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online. Phí đào tạo này có thể đã được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau này. Vì thế, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ hơn.
Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP
Hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó. Do đó, hãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này.
Xem thêm:
Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
1. Khung thời gian triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Bạn cần hỏi nhà cung cấp về quá trình thực hiện sẽ mất bao lâu? Lịch trình chi tiết tiến hành như thế nào? Bạn cần cung cấp những thông tin nào cho nhà cung cấp phần mềm?
2. Tính tùy biến của phần mềm
Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có đặc thù khác nhau, chính vì vậy phần mềm cũng cần có những tính năng riêng biệt. Khi triển khai bất kỳ giải pháp ERP nào bạn cũng nên yêu cầu nhà cung cấp các thông tin về tính tùy biến của phần mềm. Bạn cần biết rõ các chức năng của phần mềm có phục vụ đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp hay không? Hệ thống có thể được tùy chỉnh ở mức độ nào theo nhu cầu của bạn?
3. Chi phí triển khai phần mềm quản lý
Trước khi bạn triển khai bất kỳ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào bạn cũng nên lưu ý về chi phí. Bạn cần biết gói phần mềm được chi trả một lần hay chi trả theo tháng. Bạn nên hỏi kỹ bên cung cấp về các khoản chi phí cố định như phí khởi tạo hệ thống và khoản phí phát sinh như phí đào tạo, mua thêm dung lượng… Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa hay bổ sung tính năng mới, bạn phải chịu chi phí cho các trường hợp này. Vì vậy hãy yêu cầu nhà cung cấp phần mềm ERP một bảng giá phần mềm ERP chi tiết nhất có thể.
4. Di chuyển dữ liệu
Bạn nên tham khảo ý kiến từ nhà cung cấp ERP mới về việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hay việc nhập tay dữ liệu lên hệ thống. Hay nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ bạn nhập dữ liệu ban đầu hay không? Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và đẩy nhanh tiến độ triển khai phần mềm ERP.
5. Cập nhật và bảo trì phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Bạn cần hỏi nhà cung cấp phần mềm về các vấn đề phát sinh liên quan đến cập nhật hệ thống và bảo trì. Bạn cần nắm rõ quy trình thêm tính năng mới, thay đổi số lượng người dùng, tùy chỉnh báo cáo mới hoặc các thay đổi khác. Các khoản chi phí phát sinh sẽ tính như thế nào? Khi nhà cung cấp có tính năng mới bạn có được sử dụng hay không?
6. Hoạt động tập huấn, đào tạo
Bạn phải đảm bảo nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Vì vậy, bạn cần biết các khoảng thời gian cũng như chi phí cho các buổi đào tạo như thế nào? Các buổi đào tạo nào miễn phí và buổi đào tạo nào bạn phải trả phí. Ngoài ra, bạn nên hỏi về các dịch vụ hỗ trợ, giải đáp thắc mắc từ nhà cung cấp trước khi triển khai phần mềm ERP.
Cập nhật lúc: 9:09 AM , 04/04/2023